Biała lista podatników VAT – dlaczego ważna jest weryfikacja kontrahenta?

Biała lista podatników VAT to rejestr informacji o podatnikach VAT, obowiązujący od 1 września 2019 roku. Głównym celem tego wykazu jest umożliwienie weryfikacji danych takich jak:

• status podatnika VAT – czy jest on zarejestrowany jako czynny podatnik czy zwolniony,
• rachunek bankowy – uznany za właściwy do dokonania płatności na rzecz kontrahenta, z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności.

Należy pamiętać, że biała lista obejmuje wyłącznie dane firmowych rachunków przedsiębiorców, którzy są aktywnymi podatnikami VAT. Automatycznie są one pobierane z bazy danych KAS po wcześniejszej weryfikacji w Systemie Teleinformatycznym Izby Rozliczeniowej, czyli STIR.

Biała lista – wyszukiwarka podatników i rachunków bankowych

Biała lista podatników jest ogólnodostępna, a zawarte w niej dane można zweryfikować poprzez rządową stronę internetową: podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka oraz w CEIDG. Podatników można wyszukać za pomocą numeru konta bankowego, numeru NIP lub REGON oraz nazwy.

Jakie informacje zawiera biała lista podatników VAT?

Biała lista podatników VAT zawiera następujące informacje:

• pełna nazwa firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy,
• numer NIP,
• status podatnika,
  numer REGON (jeśli dotyczy),
• numer KRS (dla spółek wpisanych do KRS),
• adres siedziby przedsiębiorstwa (dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi),
• imiona, nazwiska oraz numery identyfikacyjne osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorstwa,
• imiona, nazwiska oraz numery identyfikacyjne prokurentów,
• dane pełnomocnika przedsiębiorstwa,
• daty związane z rejestracją, odmową rejestracji, wykreśleniem z rejestru podatników VAT lub przywróceniem zarejestrowania jako podatnika VAT, ze wskazaniem podstawy prawnej decyzji organu podatkowego,
• numer firmowego rachunku rozliczeniowego lub konta bankowego w SKOK, zgłoszonego organom podatkowym i zweryfikowanego przez STIR.

Brak rachunku VAT na białej liście – przyczyny

Mimo rejestracji przedsiębiorcy jako czynnego podatnika VAT, może zdarzyć się, że jego rachunek firmowy nie pojawi się na białej liście podatników. W tym przypadku wyróżnia się następujące przyczyny:

• Brak rachunku firmowego lub konta bankowego w SKOK – konieczne jest założenie firmowego rachunku, który zostanie oficjalnie potwierdzony przez bank i poddany weryfikacji przez STIR.
• Niezgłoszony rachunek firmowy do urzędu skarbowego – jeżeli rachunek firmowy nie został zgłoszony do urzędu skarbowego, konieczne jest dokonanie zgłoszenia poprzez aktualizację wniosku CEIDG-1 lub odpowiedniego formularza NIP.
• Nieprzekazany przez bank rachunek bankowy do weryfikacji STIR – w takiej sytuacji należy skontaktować się z bankiem i zweryfikować, dlaczego rachunek bankowy nie został przekazany do STIR.

W przypadku każdej z powyższych sytuacji, istotne jest podjęcie odpowiednich działań w celu usunięcia przyczyn i umożliwienia pojawienia się rachunku na białej liście podatników VAT.

Biała lista podatników – w jakim celu z niej korzystać?

Biała lista podatników dostarcza informacji o rachunku bankowym kontrahenta, czyli rachunku rozliczeniowym. Zgodnie z art. 19 Prawa Przedsiębiorców, od 1 stycznia 2020 roku obowiązuje zapłata na rachunek podany na białej liście, jeśli transakcja między przedsiębiorcami przekracza 15 000 zł, a co najmniej jedna pozycja z faktury jest ujęta w załączniku nr 15 ustawy o VAT. Jeśli klient dokona wpłaty na inny rachunek niż ten widniejący na białej liście, nie będzie mógł uwzględnić tego wydatku w kosztach (lub części wydatku, jeśli tylko część transakcji została wpłacona na niewłaściwy rachunek). Ponadto, wspólnie ze sprzedawcą, może ponieść solidarną odpowiedzialność w zakresie podatku VAT, jeśli ten unika zapłaty podatku VAT od danej transakcji.

Biała lista podatników zawiera informacje podane przy zakładaniu działalności oraz podczas aktualizacji danych. W przypadku jakiejkolwiek zmiany, należy poinformować odpowiednie organy. Spółki zarejestrowane w KRS lub spółki cywilne mogą aktualizować dane za pomocą NIP-8 i NIP-2, natomiast jednoosobowe działalności gospodarcze przez wniosek CEIDG-1.

Zainteresował Państwa ten artykuł?

Zapraszamy do kontaktu – zespół naszych doświadczonych księgowych dołoży wszelkich starań, by udzielić stosownych informacji.