Czy można zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku?

Tak, biuro rachunkowe można zmienić w dowolnym momencie roku podatkowego. Wyjaśniamy, jak przeprowadzany jest ten proces, na co zwrócić uwagę w umowie oraz jak sprawić, by przeniesienie dokumentów przebiegło całkowicie bezpiecznie dla Twojego biznesu.

Mit roku obrotowego – dlaczego przedsiębiorcy zwlekają?

Obawa przed zmianą księgowego w trakcie roku wynika najczęściej ze strachu przed chaosem w dokumentach, brakiem ciągłości rozliczeń czy ewentualnymi błędami przy zamknięciu roku.

W rzeczywistości przepisy podatkowe ani ustawy o rachunkowości w żaden sposób nie zobowiązują firmy do trzymania się jednego biura od stycznia do grudnia. Każdy miesiąc w księgowości stanowi odrębną, zamkniętą całość (zwieńczoną złożeniem deklaracji i zapłatą podatków).

Jak zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku? 4 proste kroki

Cały proces przeniesienia obsługi jest znacznie prostszy, niż mogłoby się wydawać, i sprowadza się do kilku formalnych kroków:

1. Weryfikacja umowy i okresu wypowiedzenia

Pierwszym krokiem jest sprawdzenie zapisów w dotychczasowej umowie o świadczenie usług księgowych. Należy zwrócić uwagę na:

• Długość okresu wypowiedzenia (najczęściej wynosi on od 1 do 3 miesięcy ze skutkiem na koniec miesiąca).
• Formę złożenia wypowiedzenia (pisemnie, mailowo czy osobiście).
• Wskazówka: Zmianę najlepiej zaplanować tak, aby nowa umowa zaczynała obowiązywać od 1. dnia nowego miesiąca.

2. Wybór nowego biura i ustalenie planu migracji

Zanim złożone zostanie wypowiedzenie u starego księgowego, warto ustalić szczegóły z nowo wybranym biurem rachunkowym. Profesjonalny partner przygotuje harmonogram przejęcia dokumentacji oraz prześle listę rzeczy niezbędnych do sprawnego startu.

3. Odwołanie i udzielenie nowych pełnomocnictw

Aby nowe biuro mogło działać w Twoim imieniu przed urzędami, konieczne jest uporządkowanie kwestii formalnych:

• Odwołanie dotychczasowych i udzielenie nowych pełnomocnictw.
• Wskazanie nowego miejsca przechowywania dokumentacji księgowej oraz aktualizacji danych pełnomocnika.

4. Odbiór i przekazanie dokumentacji

Po zakończeniu okresu wypowiedzenia i zamknięciu ostatniego rozliczanego miesiąca następuje przekazanie kompletnej dokumentacji firmy. Zazwyczaj odbywa się to na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego.

Czy przeniesienie księgowości wymaga od przedsiębiorcy dużo czasu?

Nie. Rolą przedsiębiorcy jest przede wszystkim złożenie wypowiedzenia i odebranie dokumentów (chociaż w wielu przypadkach, na podstawie upoważnienia, nowe biuro rachunkowe może odebrać archiwum bezpośrednio od poprzedniego księgowego). Modernizacja usług księgowych i cyfrowy obieg dokumentów sprawiają, że sam proces migracji bazy danych przebiega sprawnie i bezproblemowo.

Nie czekaj na styczeń, jeśli Twój biznes potrzebuje zmian już dziś

Zmiana biura rachunkowego w trakcie roku jest standardową procedurą księgową. Jeśli obecne biuro popełnia błędy, nie odpowiada na pytania, spóźnia się z wyliczeniami lub po prostu nie nadąża za rozwojem Twojej firmy, nie warto zwlekać do końca roku.

Planujesz zmianę biura rachunkowego lub szukasz obsługi online? Przeanalizujemy Twoją obecną sytuację, pomożemy bezstresowo przejść przez proces wypowiedzenia i przejmiemy Twoją księgowość w sposób całkowicie bezpieczny dla ciągłości biznesu.

Zadzwoń lub zostaw kontakt – ustalimy najlepszy zakres obsługi.